Każdy podatnik prowadzący księgowość komputerowo na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24-06-2016 z dniem 01-01-2018 został zobowiązany do przekazywania plików JPK w cyklach miesięcznych bądź też na żądanie organu kontroli: elektroniczne bądź na trwałym nośniku danych (np. pendrive, CD, DVD). W przypadku zlecenia księgowości biuru rachunkowemu obowiązek ten (częściowo bądź w całości) przejmie Biuro Rachunkowe. Wiąże się z tym rozszerzenie zakresu czynności wykonywanych przez Biura Rachunkowe w imieniu Klienta oraz ponoszeniem wyższych kosztów reprezentacji oraz odpowiedzialności cywilno-karnej.

Co to jest JPK? Jakie są rodzaje ich struktur?

JPK to zbiór danych finansowych dotyczących danego podmiotu zapisanych w formacie .xml.

Rozróżniono 7 struktur:

1) JPK_VAT – to ewidencja sprzedaży i zakupu VAT zawierająca wszystkie dokumenty VAT za dany miesiąc, ujmowane w deklaracji VAT-7. Dla każdego z dokumentów prezentowany jest numer dokumentu, nazwa kontrahenta, odpowiednie daty oraz wartość transakcji w rozbiciu na poszczególne kategorie podatkowe odpowiadające poszczególnym wierszom deklaracji VAT-7.Składany co miesiąc przez wszystkie strony obrotu gospodarczego pozwoli na szybkie przeprowadzenie kontroli krzyżowych oraz wykrycie niezgodności między rejestrami VAT a deklaracją VAT-7

2) JPK_FA – czyli ewidencja faktur sprzedaży, jest właściwie rozszerzeniem JPK_VAT. Plik składany jest na żądanie i stanowi pełne odzwierciedlenie faktur VAT w danym okresie. Zawiera zatem pozycje towarowe każdej faktury oraz szereg informacji o samej transakcji. Przykładowo dla faktury korygującej przedstawiana jest przyczyna korekty, a dla sprzedaży towarów zwolnionych z podatku VAT – przyczyna zwolnienia

3) JPK_MAG – dotyczy ruchu towarów i materiałów w magazynie. Obowiązek przekazania do urzędu tego rodzaju danych dotyczy firm, które prowadzą gospodarkę magazynową przy użyciu programów komputerowych, również tych, które nie są do tego zobligowane przepisami, ale w praktyce wykorzystują takie rozwiązania.

4) JPK_WB – to w zasadzie nasz wyciąg bankowy. Wszystkie transakcje na rachunku bankowym – nazwa kontrahenta, wartość i tytuł przelewu. PK_WB – wyciąg bankowy obejmuje nie tylko numer konta i saldo początkowe oraz końcowe, ale także wyciąg z rachunku. Organ podatkowy może go uzyskać bezpośrednio od banku z pominięciem przedsiębiorcy.

5) JPK_KR – obrazuje zapisy na księgach rachunkowych. Skoro już wiemy, że taka transakcja została zawarta, to możemy sprawdzić, czy została ona poprawnie ujęta w księgach rachunkowych. Kontroler może zatem oprócz sprawdzania VAT skontrolować również podatek dochodowy.

6) JPK_PKPiR – dotyczy mniejszych podatników, którzy korzystają z podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

7) JPK_EWP – to ewidencja przychodów dla podatników rozliczających się ryczałtem. Należy pamiętać, że za oprogramowanie komputerowe obok specjalistycznych programów do prowadzenia księgowości czy fakturowania uznaje się także np. Excel, Word. Stosowanie tych rozwiązań niesie ze sobą obowiązek konwertowania zawartych w nich danychdo do pliku  .xml zgodnym ze strukturą pożądaną przez Ministerstwo Finansów.  Zgodność pliku ma zapewnić Podatnik. MF udostępniło wzorcowe pliki oraz wytyczne dla dostawców oprogramowania.

Jak często JPK musza być przekazywane do organów kontroli i kto za nie odpowiada?

Wzrost obowiązkowych czynności wobec US szczegłonie odczują przedsiębiorcy będący aktywnymi podatnikami VAT. To oni będą zobowiązani do przekazywania w cyklach miesięcznych plik JPK_VAT (bez względu na fakt czy klient rozlicza VAT miesięcznie czy kwartalnie). Musi być on przekazywany elektronicznie wraz z deklaracją VAT, dotyczy również dokonywanych ewentualnych korekt. Pozostałe struktury będą przekazywane na żądanie organu kontroli. Każda struktura musi być podpisana przez podatnika lub pełnomocnika podpisem elektronicznym kwalifikowanym. W przypadku prowadzenia księgowości przez Biuro Rachunkowe to one będzie w imieniu Klienta wysyłać wskazane pliki, chyba że strony umówią się inaczej. Bowiem Biuro może przygotowywać pliki a samą wysyłką może zajmować się osobiście Podatnik. Podobnie jest z pozostałymi plikami JPK. Szczególnie trzeba pamiętać, iż jeżeli Podatnik wystawia faktury komputerowo bądź prowadzi magazyn za pomocą komputera (też arkusza kalkulacyjnego) musi we własnym zakresie zapewnić na żądanie organu możliwość wygenerowania struktury JPK.FA czy JPK.MAG i przekazania w ustalony sposób. W zakresie JPK.WB właściwą strukturę może zapewnić bank. Podatnik może ten proces zlecić do Biura Rachunkowego. Jednakże jest to nieobligatoryjne i wymaga wdrożenia dodatkowych procedur.

Jak udostępniać dane w postaci JPK?

Plik JPK_VAT, który należy generować co miesiąc, przesyłamy online na bramkę resortu. Pełna specyfikacja interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego znajduje się na stronie internetowej ministerstwa; b) pozostałe struktury, które przekazuje się na żądanie, wysyłamy na dowolnym nośniku danych – może być to płyta CD, DVD czy pendrive. Zasady przesyłania tych plików reguluje RMF z dnia 24.06.2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazane. Dowiadujemy się z niego między innymi, że nośniki danych, na których przesyłamy JPK, powinny być: » oznakowane w sposób pozwalające na jednoznaczną identyfikację, » przystosowane do przenoszenie pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi

Co grozi za niewysłąnie jpk?

Potencjalne sankcje za brak przekazania JPK Rodzaj i wysokość sankcji, które mogą (ale nie muszą) być nałożone na podatników za brak przekazania JPK właściwym organom podatkowym, uzależnione są od tego, czy obowiązek ten wynika z żądania organów podatkowych (wysuniętego np. w trakcie kontroli podatkowej na podstawie art. 193a Ordynacji podatkowej) czy też bezpośrednio z przepisów prawa (art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej). Z tą ostatnią sytuacją mamy do czynienia w przypadku raportowania co miesiąc, bez wezwania, struktury JPK_VAT. Ustawodawca nie przewidział wprowadzenia odrębnych kar za opóźnienia w przekazaniu JPK lub zawarcie w plikach nieprawdziwych danych. W obu przypadkach zastosowanie mają istniejące kary określone w Ordynacji Podatkowej i Kodeksie Karnym Skarbowym. Za nieprzekazanie JPK w terminie grozi grzywna podstawowa w wysokości 2 800 zł. Jeśli nieprzekazanie raportu lub zawarcie w nim nieprawidłowych informacji będzie uznane za czyn zabroniony zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe, udaremnienie organom podatkowym przeprowadzenia czynności kontrolnych, przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną do 17 769 600 zł. Jeśli organ podatkowy uzna działanie podatnika za czyn zabroniony zakwalifikowany jako wykroczenie skarbowe, podlega on grzywnie w kwocie od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnej pensji.

Jakie czynności należ podjąć, aby sprostać nowym obowiązkom nałożonym przez MF?

  • rozszerzenie funkcjonalności oprogramowania lub zakup nowego w celu umożliwienia generowania właściwych plików JPK (dotyczy JPK_FA, JPK_MAG, pozostałe ogarnie Biuro lub Bank)
  • zakup i uruchomienie podpisu kwalifikowanego (do podpisywania plików JPK) bądź uruchomienie konta ePUAPlub zlecenie wysyłki przez Biuro Rachunkowe
  • instalacja  uruchomienie oprogramowania dedykowanego do wysyłania plików JPK (możliwość skorzystania z darmowego rozwiązania dostarczonego przez MF). W przypadku zlecenia wysyłki JPK kompleksowo przez Biuro Rachunkowe nie ma konieczności obsługiwania wskazanej aplikacji.
  • przygotowywanie w cyklach miesięcznych JPK i zapis na trwałych nośnikach, przekazywanie do US na żądanie (w przypadku JPK_VAT plik generuje i wysyła Biuro)
  • archiwizacja plików
  • rozszerzenie zakresu obsługi biura rachunkowego w wybranym zakresie

Koszty? Aktualizacja oprogramowania? Podpis kwalifikowany? Płyty CD ? Nagrywarka CD? Czas? Razem: ????