Twoje obecne biuro rachunkowe nie spełnia oczekiwań? Nie wiesz jak zmienić biuro rachunkowe? Jakie cechy powinno spełniać dobre Biuro rachunkowe? Początek nowego roku to najlepszy moment na zmiany.

Uważasz, że Twoje obecne biuro rachunkowe nie spełnia oczekiwań, jest zbyt drogie, a może masz podejrzenia, że nie właściwie wykonuje swoje obowiązki? Jeśli chcesz zmienić biuro rachunkowe, to jest najlepszy moment, aby to zrobić – gdyż początek roku jest początkiem rozpoczęcia kolejnego okresu księgowego. Obecnie rynek jest nasycony całą masą biur rachunkowych i co więcej, liczba ta stale rośnie.

Na co zwrócić uwagę wybierając dobre biuro rachunkowe oraz jak zmienić biuro rachunkowe, z którego korzystasz obecnie?

Dobre biuro rachunkowe powinno chlubić się chęcią pomocy i doradztwa. Przedsiębiorca często jest nieświadomy pewnych zagrożeń, związanych z zawiłościami zarówno podatkowymi jak i księgowymi. Umiejętne wykorzystanie wiedzy w tym zakresie może korzystnie wpłynąć na zasoby finansowe firmy oraz zaoszczędzić wielu niepotrzebnych nerwów oraz strat finansowych związanych np. z karami Urzędu Skarbowego. W przypadku błędów księgowych, to przedsiębiorca odpowiada za wszelkie błędy, zgodnie z zasadą, iż nie znajomość prawa nie zwalnia z obowiązku jego przestrzegania. Warto też zapoznać się z pełną ofertą Biura Rachunkowego – coraz częściej profesjonalne biura rachunkowe świadczą też dodatkowe usługi, do których w przyszłości przedsiębiorca będzie miał łatwiejszy dostęp i przy okazji, z całą pewności atrakcyjniejsze ceny.

Wielką zaletą będzie również, jeśli od czasu do czasu będziesz mógł porozmawiać ze swoim opiekunem księgowym dosłownie „face to face”. Warto też zwrócić uwagę na lokalizacje Twojej księgowości oraz dogodny dojazd lub czy biuro oferuje odbiór dokumentów we własnym zakresie oraz fakt czy biuro udostępniania elektroniczną formę współpracy (przesyłanie dokumentów on-line, zdalny wgląd do przekazanych dokumentów (np. pdf) , dostęp do wyników podatkowych, integracja z elektoniczną bankowością itp.)

Biuro Rachunkowe ma też obowiązek posiadania polisy OC, która w razie popełnionego błędu, którego efektem są konsekwencje finansowe, przedsiębiorca może wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie. W tej sytuacji warto sprawdzić czy Firma posiada zabezpieczenie oraz ew., w jakiej wysokości.

Zmiana biura rachunkowego nie może się zakończyć zerwaniem umowy z poprzednim biurem, zanim przedsiębiorca nie znajdzie nowego. Należy wziąć pod uwagę, iż każde biuro rachunkowe musi mieć czas na zapoznanie się ze specyfiką prowadzonej działalności, zatem dobrze jest omówić szczegóły współpracy z przyszłym opiekunem księgowym. Zerwanie umowy wiąże się z przekazaniem pełnomocnictwa dla nowego biura rachunkowego, tym samym odebranie go poprzedniemu. Wraz z rozwiązaniem umowy, poprzednie biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać Ci wszystkie dokumenty, księgowe jak również oryginały dostarczone przez przedsiębiorcę do biura księgowego. Wiadomą kwestią jest, iż zerwanie umowy z poprzednim biurem wiąże się z pewną stratą finansową dla poprzedniego biura w postaci utraty klienta, jakim jesteś. Towarzyszą w takiej sytuacji różne emocje, jednakże warto zachować tu pewne umiejętności negocjacyjne, aby przejście takie było zachowane, w dobrych relacjach gdyż w przyszłości zawsze możemy liczyć na pewne wyjaśnienia, których nowe Biuro księgowe może potrzebować.

Po rozwiązaniu umowy musimy przypilnować aby odebrać wszystkie dokumenty księgowe, takie jak:

  • księgi podatkowe
  • rejestry VAT zakupu i sprzedaży,
  • prowadzone ewidencje (np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, przebiegu pojazdów) faktury (rachunki) zakupu i sprzedaży,
  • wyciągi bankowe
  • umowy
  • dokumenty kadrowo-placowe
  • deklaracje składane do US i ZUS
  • oraz inne tworzone w trakcie działalności firmy dokumenty (np. dokumenty magazynowe, wewnętrzne)

W przypadku, gdy nowe biuro będzie używało takiego samego programu księgowego warto zadbać o możliwość uzyskania danych w formie elektronicznej. Przekazanie dokumentów w takiej formie zależy jednak od zapisów zawartych w dotychczasowej umowie lub od dobrej woli przekazującego. Rozwiązując umowę z poprzednim biurem rachunkowym nie zapomnij również o wycofaniu pełnomocnictwa w formie pisemnej, o ile w samej umowie nie było zastrzeżone, iż pełnomocnictwo jest udzielone na czas trwania umowy. Wycofanie pełnomocnictwa do składania deklaracji drogą elektroniczną robimy za pomocą formularza OPL-1. Ponadto można złożyć do urzędu skarbowego formularz UPL-1 upoważniający nowego księgowego do składania deklaracji drogą elektroniczną.

Zmiana biura rachunkowego wiąże się również z powiadomieniem urzędów o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej, zmianę może dokonać sam przedsiębiorca osobiście w urzędzie (wpis w CEIDG) czy też za pomocą elektronicznej platformy EPUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publiczne, więcej informacji na temat systemu można znaleźć na stronie http://epuap.gov.pl) lub może zrobić to za Ciebie, Twoje nowe Biuro Rachunkowe za wystawionym pełnomocnictwem . Najlepszym momentem dla przejęcia dokumentacji księgowej jest początek roku podatkowego (kalendarzowego). Jednak każde biuro rachunkowe bez problemu przejmie księgowość również w trakcie roku i zajmie się wszystkimi formalnościami z tym związanymi, tak aby zachować ciągłość w rozliczeniach zarówno wobec urzędów skarbowych, ZUS jak i pracowników.